För att tillhandahålla delvis automatisering av ruttplaneringsprocessen är det möjligt att importera adress-/orderinformation som förbereds i tredjepartssystemet genom att använda adressimportfunktionen.
Först och främst måste adresslistan förberedas. Plattformen säkerställer dataanalys och validering av filen innan importen slutförs. Beroende på vilken data som finns i den importerade filen kommer adresserna att läggas till plattformen som:
Otilldelade order, om inget fordon/ingen förare anges i filen;
Order tilldelade ett fordon/en förare, om relevant data anges i filen.
📘 För filposter där fordon/förare anges, skapas en enda rutt per import för varje fordon/förare som listas i den importerade filen med enstaka eller flera order beroende på den data som anges i filen.
Plattformen stöder import av .xls, .xlsx och .csv filformat.
Importera en fil
Importfilen representerar en lista över adresser och deras information. Varje adress anges i en separat cell i en kolumn.
Den viktigaste informationen i importfilen är adressen. Alla andra datafält är valfria och kan användas beroende på kapaciteten hos det tredjepartssystem från vilket data exporteras.
Klicka på IMPORT för att ladda upp adressfilen. Du kan använda exempelfilen som tillhandahålls för alla plattformsanvändare.
När filen har laddats upp, ändra radnumret från vilken dataimporten ska startas:
Exkludera raden med kolumnrubriker från importen;
Inkludera endast de sista raderna i en fil om det finns en enda fil som underhålls för alla adressposter och oplanerade adresser anges i de sista raderna i filen.
Klicka på ANALYSERA FIL och vänta på bekräftelsen av lyckad filimport.
📘 Om plattformen inte stöder det nedladdade filformatet visas istället ett relevant varningsmeddelande.
Analysera och validera en fil
Efter att filen har importerats är det möjligt att redigera valfri cell i adressimportlistan genom att klicka på önskad post.
Om tilldelningen till fordonet/föraren inte är specificerad, kommer adressen att importeras som otilldelad.
Om order-ID/namn inte är specificerat, kommer en order med ett automatiskt genererat ID att skapas vid dataimport för att inkludera alla adresser utan specificerat order-ID/namn. Om specificerat, kommer relevanta ordrar att skapas i plattformen i enlighet därmed, så att adresserna från den importerade filen tilldelas rätt order.
Om ingen adresstyp anges, kommer plattformen att behandla den som en besöksadress.
🔔 Hämtnings- och leveranstyper kan anges för beställningar där fältet Order-ID/Namn är ifyllt i källfilen. Om inte, kommer relevanta rader inte att godkännas vid validering.
📘 Om klientnamn, ytterligare anteckningar, e-post och telefonnummer anges i den importerade filen, kommer en relevant post i databasen Mina klienter att skapas vid filimport, utöver att en order skapas.
Efter att kolumnnamnen har ställts in och önskade ändringar i importerbar data har gjorts, klicka på IMPORTERA så kör plattformen datavalideringen.
Datavalideringen misslyckas om det finns fel. Det kan vara en felaktig adress som inte kan valideras mot adressdatabasen, ett felaktigt eller icke-existerande namn på ett fordon eller en förare, eller andra fel. Om valideringen misslyckas kommer de relevanta raderna att markeras rosa. Teckensnittsfärgen för cellvärden med data som inte klarade valideringen är röd.
📘 Adressimporten kan inte slutföras förrän alla fel som hittats under valideringen har åtgärdats.
Valideringsprocessen kan upprepas så många gånger som behövs för att hitta och åtgärda alla fel i de data som ska importeras.
Bekräfta filimport
Om importprocessen lyckas (utan valideringsfel), efter att ha klickat på IMPORTERA kommer data att integreras i plattformen.
Importerade adresser visas därefter antingen under fliken Omtilldelade order eller under fliken Ruttplanering för det specifika fordonet eller föraren.